來自諮詢者的捷報

越來越多的面試在第二面的時候提出需要面試者準備簡報的要求,我自己也在二面做了幾次的簡報準備,甚至是在一面的時候就先想好我會怎麼介紹這家公司的產品(有點職業病)。

今天的文章比較長,包含:

1. 二面簡報的常見情景:業務 / 商務開發 / 導入團隊

2. 本次模擬面試背景:職缺 / 工作重點 / 情境 / 時間限制 / 參考資料

3. 二面簡報的要點:態度 / 大綱 / 系統的解說

4. 四個常見的問題

一、二面簡報的可能情境

1. 面試「業務」:

請你根據你對於產品的了解簡報


2. 面試「商務開發」:

請你根據產品的特性分析整個產業以及可以進攻的方向/預估業績目標/打法


3. 面試「Customer Success / 導入團隊」:

請你根據產品設計一份針對客戶的教育訓練簡報


此時,通常面試公司會提供兩個參考資料(不一定每一個都有):

1. 原先有的sales kit / 教育訓練的PPT

2. 系統的demo帳號


有天晚上幫朋友(兼諮詢者)做了一個二面簡報的模擬面試。

在這一次模擬面試裡,朋友提出了四個問題,我們可以先放在心裡,文章結束後,我們再來快速回覆:

Q1: 通常這類型的簡報會怎麼結束?

Q2: 我怎麼知道哪些名詞是這個產業的專有名詞、哪些是這個系統創造出來的?

Q3: 說明功能的時候通常是用PPT截圖還是直接在系統使用呢?

Q4:這些功能真的是幫他們解決問題的功能嗎?還是說這家公司其他的系統也可以做到?

二、本次模擬面試背景

▲ 面試的職缺:Customer Success / 導入團隊

▲ 職缺的工作重點:這樣的職缺常出現在系統公司裡,客戶購買系統後,需要一段時間的系統導入期,此時會有一個導入團隊,帶領客戶完整導入、從資料清洗、資料彙整、系統使用教育訓練、初期系統設定與優化。

▲ 簡報情境:你現在要簡報的對象是已經購買了此套系統的行銷部門,這是他們第一次的教育訓練。

▲ 簡報時長:一小時為上限


▲ 提供參考資料:系統的demo帳號

三、二面簡報的要點

分別包含:

1. 簡報的態度

2. 簡報的大綱

3. 系統的解說

1. 簡報的態度

為什麼把簡報的態度放在最前面呢?因為,簡報的態度會影響你的肢體語言、用字遣詞、預設心理。

心態上,如果你是一個系統導入團隊,你自然是以自己公司的產品為傲,但是對方公司員工不一定也這麼認為。

疑?你會問,如果對方公司不認同的話,為什麼要購買? 因為公司上層認同,不代表今天聽你說話的這群行銷人員也認同。

他們可能手上有很多專案,時間卻都不夠用了,卻還是要上這個教育訓練。

他們也可能已經習慣了很多系統的使用,儘管可能用起來有點麻煩,但是至少習慣了,現在是要嘗試學習一個不知道是更方便還是更麻煩的系統。

他們可能心想著,不知道這個系統導入又要花多少時間整理資料了,天啊,工作真的做得完嗎?

因此,你的簡報,必須能夠回答他們這些心中的問題,降低他們的恐懼,讓他們開始相信這個系統會解決問題,而不是帶來更多問題。

這麼一想,首先你的用字遣詞就會開始變成比較快樂、正向的,傳達一種「我帶來了一個好消息,我來協助你們解決問題」,接著,你的簡報會從「解決他們心中的不安、痛點」開始,先把對方的疑問解決了,有個心靈上的默契,再講系統的部分。

2. 簡報的大綱

這類型的簡報大綱,通常會包含幾個部分:

(1)這個系統的好處

(2)導入需要的時間、時間軸、要完成的任務、每個人物雙方的對口

(3)系統基本名詞的解釋

(4)常見情境demo


(1)這個系統的好處

講解系統的好處時,不要拿出太複雜的系統架構圖,哈哈哈,太困難的系統架構圖,不要說是行銷人員,我都會覺得崩潰。

而且,複雜的架構圖會讓人一開始就覺得這是件很困難的事情,一開始可以談談通常使用這個系統的人之前遇到怎樣的困難。

疑?這不是業務才要做的事情嗎?跟客戶說明用了這個系統可以解決什麼痛點。

當然,但是呢,你面對的這群人也是需要知道的,一個產品的銷售不是在簽約後結束,而是在簽約後才開始。 (畢竟還有續約、upsell啊)

所以,我會建議你把系統的功能,都轉為「這個功能可以解決的最大問題是什麼」。


例如,功能是可以把「客戶分類自動化」。

解決的問題就是「你們是不是覺得每天都要花很多時間比對名單、撈名單、分配名單,有了這個功能,只要名單放入系統,系統會隨時根據你的定義圈選符合定義的名單,節省下你每天處理名單的時間。」



當人們聽到這件事情對他們是有幫助的時候,那就他們就會對你說的話產生興趣。 因此,在一開始,可以說明這個系統可以解決的三大問題。



(2)導入需要的時間

包含:時間軸、要完成的任務、每個人物雙方的對口

這裡最簡單的表達方式是一個時間軸搭配一個簡單的專案導入組織圖。

時間軸有預計導入的時間(一個月?三個月?半年?)

每個節點需要完成的事情,例如資料清洗、資料整合、教育訓練、實機操作等等。

每個節點雙方需要的人力、各自負責的窗口、產出的文件(內容)等等。


因此,有個組織圖是會幫助理解的。

這可能只有一頁,但是人都關心「所以我什麼時候需要做什麼?」,導入團隊其中一件事情就是妥善分配大家需要的做的事情,掌握時間。


(3)系統基本名詞的解釋

抓出幾個常用到的名詞,配合簡單的系統截圖,每個名詞花個30秒解釋,我覺得是可以的。 這點要看系統的難易程度。 越是整合多方系統的第三方系統,複雜度會越高,越需要名詞解釋。


而你,在面試時,很有可能你就是這個系統的小白,如果你自己也不懂,那就是一個需要被說明的地方。

如果你都懂呢?那講給一個可能都不懂的人聽,他不懂的,就是需要解釋的。


(4)常見情境demo

不管是在真實的教育訓練、還是面試,我們不可能把系統全部的功能都說明完,而且通常也會有完整的教育訓練手冊可以看,所以作為第一次的教育訓練的demo,你可以挑選幾個最常用到的功能介紹。

我自己會選擇我最喜歡的幾個功能,總是有一些功能讓你覺得「wow!」的,不管別人覺得如何,當你自己覺得「wow!」的時候,你介紹起來會格外的閃閃發光。

你的態度影響了他人的態度,當你覺得很快樂的在介紹時,也會提高他人對於這個系統的信心。

為了避免demo冗長,我會在每一個功能結束後,詢問是否有問題,或是請他們提出還有什麼想要完成的事情,我可以現場demo給他們看。

四個常見的問題

最後回顧一下我朋友提出的問題:

Q1: 通常這類型的簡報會怎麼結束?

因為是第一次教育訓練,你可以說明預計下次第二次會議的時間,以及在這段時間雙方會做什麼事情,或是需要準備什麼內容來準備下次的會議。

舉例來說,我可能會說

「好的!那這是今天第一次的教育訓練,謝謝大家的參與。 下一次的教育訓練我們預計是8/24,這中間我會跟 Alex 以及 Betty 一起把常見的流程梳理出來,完成第一次系統設定,我稍後會把流程圖範例發給各位。下次開會的時候,我們可以針對流程圖來做優化,也會帶著各位一起了解進階報表,到時候再請行銷部相關同仁一起參加,這點再請 Cathy 一起幫忙確認參與人員。」



Q2: 我怎麼知道哪些名詞是這個產業的專有名詞、哪些是這個系統創造出來的?

最快的方法是:問這個產業的朋友,例如你簡報的對象是行銷部,就找2-3個行銷的朋友。



Q3: 說明功能的時候通常是用PPT截圖還是直接在系統使用呢?

因為看著截圖說明很容易發空(開始滑手機),所以我會建議「情境的解說用PPT展現,但是使用方式直接用系統demo」。



Q4:這些功能真的是幫他們解決問題的功能嗎?還是說這家公司其他的系統也可以做到?

這個呢,應該在簽約之前就會被解決(笑),以導入團隊的身分來說,目標是導入成功。而且,一個系統會被導入一定是至少可以解決一個他門現在沒辦法解決的問題才對,因此,如果你需要知道,可以找業務詢問,這也會幫助你在教育訓練的時候更針對問題對症下藥。

 

最後,跟大家分享一句今天打動我的話(跳tone),也是一年前我在FB上寫給我自己的,臉書跳出回顧時,我自己看了一次,又默默地唸了一次:

You only live once, but if you do it right, once is enough.

from Mae West​

☞來粉絲團按讚吧:

Show CommentsClose Comments

Leave a comment