目錄
Add a header to begin generating the table of contents
受惠於商業思維學院-交流社團，最近在社團有一個很棒的作業分享，題目是「你覺得舉辦200人活動，可能有什麼不確定性？」，學院的作業是一個超級完整的check list，完全把我想要說的、沒有說的都寫了。
得到了同意後，我將以這個check list為主軸（這也是為什麼這系列的文章叫做「大清單）」，進行回覆，其中會因為收到讀者、身邊朋友的提醒，增加其他需要列點，我列在下方。
當然隨著活動大小，內容會有繁簡，但我認為基本上這些點都是在舉辦活動的時候必須要注意的。
第一次舉辦活動就上手
一、活動企劃
1. 主題是什麼？
① 訂立主題時常遇到的盲點
主題最怕「你覺得你想得很清楚，但是他人聽得很模糊。」
因為主題跟邀請講師有關、跟目標客群是誰有關係、跟你希望參與者有什麼收穫有關、跟講座的形式有關係、跟是否有相關的商品有關係、跟視覺設計有關係，簡單來說：
主題跟任何事情都有關係。
因此，一定要確保你想得非常非常非常清楚，如此一來，他人才有可能聽得很清楚。
② 如何才能避免盲點
如果你要確認你是否想得很清楚，非常簡單：找一個還不知道你的計畫的人，然後講一次給他聽就對了。
③ 三個關於訂立主題的學習
➜ 一定要找一個有經驗的人合作。
Mori（我的視覺設計師）曾經一個人負責過一整個展覽，因此，他對於所有的流程、定位等等的了解都是我的幾百倍，我是透過他的不斷提問，而漸漸更清晰了這場活動。
➜ 一定要找人討論，尤其要找不知道你們在做什麼的。
Mori雙重擔任了這個身分xDDDD
為什麼要找不知道你們在做什麼的？因為人會有盲點。
但你的活動，不管大或小，你一定希望可以拓展到非同溫層，那你就需要講成不懂的人也可以了解的。
➜ 越早確認主題越好
以200人的活動來說，我覺得至少三個月以前確認才會是有餘裕的。
我11/8才把主題、名稱落下，12/26就是活動當天，老實說很趕，也很敢。
（這造成了我們後續宣傳上的問題，留待後面再說）
④ 不同類型的活動該如何訂立活動主題
【大型活動】個人案例：2020/12/26 200人日更團創作者派對
去年12/26舉辦創作者派對的時候，我就經歷了這一切。
我在11/6跟我的設計師Mori描述我們活動的主題時，已經是我們社團內開過了第一次的會議，那時候我們的年會目的寫：
1. 讓日更團創作者被更多人看到
2. 讓經驗講師帶領我們看到更遠的地方
看似非常清楚，對嗎？（至少我當時覺得我都寫出來了，應該非常清楚吧？！）
Mori提出了一個問題：
講者跟日更團創作者的關係，具體來說是：這個活動是「2020日更團創作者派對」，但是講師是日更團嗎？如果不是的話？那他們跟日更團之間的關係是？因為大家會聚焦在「日更團」以及「創作者」。
於是我才想到：我根本沒想到我「需要」解釋講者與日更團之間的關係。
於是，我又更進一步解釋：S姐是日更團的團員、孫治華老師是日更團的導師，而Sandy是因為有大量弱連結活動的經驗和我們的活動精神一致。
由此討論，因此我們有更聚焦：講師是要提供一些日更的工具或心法，而參加活動是學習如何讓自己開啟一個日更的新生活，透過參與這個年會，找到一群想做這件事的夥伴，也學習一些方法。
那時候Mori講了一句我印象很深刻的話：
「你覺得很合理，但外面覺得訊息不一致。」
（也就是講師跟活動的連結在外人眼裡不清楚。）
這個就是確認活動主題會發生的問題。
我必須說，在這其中，Mori幫了我很大的忙，我們幾乎是想到就文字討論，直到我講到他完全理解，直到我們達到共識。
在幾乎沒有停止討論了兩天後，11/8，我們終於確認下活動的主題：
「這三個講者提供的內容是：協助一個人，如何從無到有的更新並分享自己的生活。來參加活動的人讓來的人會覺得：我在這裡可以得到打造每天更新新生活的工具，又可以遇到一群夥伴 以至於我不會太早放棄。
不僅可以認識更多創作者，而且透過彼此的認識，你也可以一起有日更/慢慢讓生活更好的可能性，而這場創作者派對給你方法，給你目標跟主軸。
而且，你不一定要加入日更團才能開始， 你也可以因為知道方法、認識了這些人，而開始行動。」
ps 為什麼我記得這麼清楚？因為我挖出了過去的line對話以及當時候的google會議記錄 XDDD
▌相關文章/連結/表單：
- 【表單】我也想要提問問題，提問表單
- 【粉絲團】江湖人稱S姐
- 【粉絲團】孫治華老師
2. 活動的名稱是什麼？
【大型活動】個人案例： 2020/12/26 200人日更團創作者派對為例
我真的不得不說，為了想活動的名稱，真的是煞費苦心。
除了舉辦社團的投票外，我和Mori又針對名字討論了許久。
主slogan是：天天更新，感受生活。
副標：Create it, Feel it, Love it.
當時候，原本不是Create，是Write，Mori提醒我：日更團的創作不僅僅是「寫」，還包含了更多元的創作，因此，我們才改為「Create」。
一開始的討論，我其實是有點崩潰的。
因為，我浸泡在其中很久，我第一版開會的整個活動規劃的手稿是11/1就寫好的，事實上，這個主意在9月我跟諾諾、詩姐（日更團創團的其他兩個人）聚會的時候，我就提出了。
也就是說，在我心中醞釀了將近兩個月的想法，當我需要跟他人解釋的時候，我竟然有這麼多沒有想到的，這麼多沒有想清楚的。
這其實對我來說有點打擊。
但是，我必須跟大家說，這很值得。
如果你不在一開始就說明清楚，當你開始進行宣傳的時候，你會更崩潰。
因為，會全部的人都聽不懂XDDD
到時候，就為時已晚。
3. 安排幾位講師
4. 講座時間多長
5. 目標客群是誰
6. 希望參與者有什麼收穫
7. 參閱者的同質性是否高
8. 講座的形式是什麼？有互動討論還是純分享
9. 定價策略是什麼？
10. 是否與其他產品做合併銷售
11. 活動所需的宣傳文案是否可以獨立完成？或是需要他人協助？
二、活動預算與定價策略(所有關於錢的事情)
1. 活動是否收費？收費的三種可能性
收費這個議題，有三種可能性。
① 活動不收費
② 平均分攤所有費用
③ 預先售票機制
① 活動不收費
一場活動不收費是可能發生的，場地往往是第一個費用的來源（也是佔據最高的，通常是40-60%）。
如果場地免費，加上活動簡單，不需要佈置，那麼，不收費是可行的（好啦，你本身願意cover費用也是ok的啦xDDD）
*最近有遇到佛心可以提供免費場地的團員、其他讀書會的團員，覺得想哭。
② 平均分攤所有費用
這比較發生在一起合作的讀書會上面。舉例來說，我今年的華爾街日報導讀就是與大家平均分攤所有費用。
一個早上，租一個小樹屋，10個人平均分攤，可能100-150元即可。
對大家來說都是經濟實惠的選項。
③ 預先售票機制
這就是最大的壓力來源，尤其我自己是一個有數字強迫症(?) 的人。
我刷後台的頻次真的是不是只是照三餐而已xDDD
售票機制對我而言，通常會發生在「我事先會有費用支出的狀況」。
如果你是業餘辦活動的人（就跟我一樣），我良心建議大家：
①一定要記錄費用的花費（一個活動一張表，或是把全部一張表都可以）
②一定要記得將私人帳戶與活動費用帳戶分開
這兩個都只為了一件事情：不要自己辦活動結果狂賠錢。
相信我，如果你沒有這樣做，你一定不知道自己到底是賠錢還是賺錢，而且你還會花越來越多的錢。
而且因為你是先拿自己私人的錢，你一定會覺得「這之後都可以回收」，不，太難惹。
為什麼？
因為辦活動本身就是一件花錢的事情。
（我之後會完整公開我過去所有活動的花費，你們就會知道，沒有記帳，你根本就不知道自己已經花了這麼多錢了）
我常說，那叫做「錢之呼吸」。
什麼意思？
來，現在跟我一起，吸氣～吐氣～
哎呀，錢沒有了。
哈哈哈哈哈哈哈哈哈哈，不要笑，這是事實。
2. 定價策略
(1) 三個關於定價策略的學習
先說結論，如果再來一次，我會選擇：
① 提高定價
➜ 因為一場活動的成本是固定的
場地、佈置、設計這些錢都不會因為人數多少而有改變，因此，提高定價會讓你在「人數」的部分壓力會下降。
➜ 我們可以更專心提高活動品質
提高活動品質你才可以做得久、做得好，而這些在你沒有那麼大的人數壓力下，你才可以多思考一點。
② 提早至少1.5-2個月開始售票
我們當時把landing page（報名頁面）做好可以報名已經是11/9之後的事情了，12/26的活動，11/9之後才把報名表做好可以開始報名，還沒有錢下廣告，只能靠土法煉鋼的宣傳。
你說，壓力大不大？
大慘了。
但所有的壓力都是我自己造成的，我自己的壓力都是錯誤決策以及時間沒有掌握好造成的。
下次我會至少提前一個半月-兩個月開始宣傳。
③ 紮實地做好預算規劃
去年的預算規劃，不能說我自己沒有做功課，但我連truss是什麼都不知道啊！！！估出來的價格真的是天南地北的差距。
我之所以沒有賠到脫褲，我覺得真的是團員給力以及宇宙發威。
有了去年的經驗後，今年知道了更準確的數字估算了。
我今年會賺錢的（握拳）
（我的財務朋友又要翻白眼看我了xDDD，她最常唸我的話是「你不要每次都跟我說你辦活動是要有經驗，真正的經驗是要可以賺錢，你還賠！！！」）
定價策略困難的是：貴了沒人買，便宜沒經費。
有多難？比上青天還要難。
(2) 如何訂出活動的定價
定價公式：全部可能支出費用 / 付費人數 = 每人單價
（最簡單、可能可以不賠錢的）
這其中，最困難的就是是什麼？
是付費的人數到底會有多少人。
所有的人都想知道，我的活動到底會來多少人？
要怎麼知道？總不能觀落陰吧xDDD
首先：我想給大家我過去舉辦活動的人數以及費用做個參考：
我當初怎麼知道我預估會有多少人來？
我只能說，我還真的是觀落陰，阿不是啦，我是憑感覺（有差嗎？）
我自己是想，我一個人招生的話，我覺得我可以找到30個人。（真的是不知道哪裡的靈感）
但是，如果是雙講師的話，我就訂50人，因為超過50人的場地很難找、而且場地費會變很貴，我當初是因為這樣的原因，我決定我的讀書會（或是活動）只要是我自己一個人完成的，我的人數都不會超過50人。
票價的部分
老實說，我是應該要參考最上面的公式，但是，我沒有。
為什麼？
因為我去年剛開始辦活動的時候，我根本是一個沒有經驗的人。
很大一部分，我憑藉的是我過去參加活動的費用，以及我覺得「如果是我我會願意花錢嗎？」
以讀書會一場500/人來看，你還會獲得一本書，這本書一定是250元起跳對嗎？也就是說，讀書其實只花不到250元就可以參加一場讀書會了。我自己覺得很划算，所以我就這麼做了。
那200人的活動呢？
當時的定價是 799/單人、1399/雙人，這又是如何設定出來的呢？
再一次，我觀落陰（憑感覺）xDDDD
我試著去想，這樣一場活動，大家的願付價格是多少？
如果我的讀書會500/人沒有問題的話，那我腦袋想過的是799/人應該可以。
我很相信，潛意識、下意識這類型的事情。
我曾經看過一本書，它說，第六感之所以準確是因為它是默默累積了我們過去所有的經驗而給你的一個sign。
我真的很感謝我過去那麼喜歡參加課程、關注了很多人的活動，雖然不一定參加，但是對於這個市場有自己的got feeling，因此，我設立的價格以及目標人數，基本上都有達標。
這裡我有一個很天真的地方
我對於辦一場200人的活動需要花多少錢，是沒有概念的。
我那時候試算了一版，覺得200個人的活動，租了一個100坪的空間，包含設計、佈置，我只需要13萬。
所以，我需要162個人付錢就好了。
天真。
太天真了。
哈哈哈哈哈哈哈哈哈。
天真在哪裡？
- 除非你要用匯款的，否則你在任何平台都會有手續費，你的實拿金額不會是799，也不會是1399。
- 除非你都是單人付款，否則當你開了雙人票之後，你的利潤會下降，這就是雞兔同籠的問題了xDDD（你以為你不需要算數學嗎？你需要！！！
- 13萬取決於你對於很多活動的佈置費用估算是有充足把握的，我那時候的錢是抓的剛剛好，也就是162個單人票剛好可以支付13萬，今天我如果多花一分錢，我就是開始賠錢。Hello？？？我當時的大腦有事嗎我？？？（國劇甩頭 + 狂搖自己的肩膀）
你說，不天真嗎？
哈哈哈哈，我自己回顧，都覺得我比我想得還要天真xDDD
但天真的時候要多做一點事，因為，當你意識到你可能太天真的時候，你就不敢做了XDDDD
1. 是否以預期會銷售完畢的收入在制定預算
2. 本次講座是否有需要額外準備的內容？時間成本是多少？
3. 有多少預算可以預作宣傳
4. 有多少預算要花在場地
5. 需要預算請工作人員協助嗎/請攝影師
6. 資金是否會一開始就到位？還是需要分階段擬定預算
7. 講師的交通預算
8. 額外的其他講師的預算
9. 伙食費 / 餐飲費
10. 依早鳥、晚鳥做促銷的時間該長還是短
11. 贊助廠商
二、個人/團隊能力盤點
① 是否有演講的能力、經驗
② 是否有行銷講座的能力、經驗
③ 是否有應付現場設備狀況的能力
三、活動時間安排
① 目標客群什麼日期、什麼時段會比較有空參與
③ 選定的時段是否有其他同質的講座競爭
④ 如何訂製預期的日期前，達到一定的報名人數？例如.活動前10天達100人之類的
四、活動廣告/企劃
① 是否有習慣合作的推廣平台
② 自己是否有流量可以使用
③ 是否有自己的簡報設備可以使用，避免場地問題
④ 可以準備講座內容的時間多多少
⑤ 當天可以準備的時間有多少
⑥ 異業合作 / 活動贊助
⑦ 公關操作 / 曝光操作
8. 宣傳力要怎樣才算夠
五、活動人力安排
① 講師有幾人
② 需要主持人嗎
③ 需要幾位工作人員協助
④ 租借場地是否有提供技術人員協助
⑤ 是否另外請人做宣傳
⑥ 團隊內部的溝通如何進行？是否會吵架？
七、其他重要事項
① 防疫政策
② 尋找場地的check list
③ 預算費用估計計算表
④ 如何面對他人意見
附錄：我個人舉辦活動的經驗
活動類型
我從2020年下半年開始主辦活動，包含了：
① 線下實體
② 線上直播
其中，我又分別把這兩種方式再各自區分為：
① 單次進行
② 連續性質
一、單次進行的實體活動
這類型的活動比較常見的，我自己主辦過三種類型：
① 讀書會：
我過往的讀書會大約是30-50人參與。
2021年預計舉辦10場，所有的場次都在這裡。
② 社團型態的活動
③ 大型活動
2020/12/26的日更團創作者派對對我而言屬於大型活動，總共有200人出席，目的是聚集志同道合的創作者與擴散彼此的影響力。
二、連續性質的實體活動
2020年我做了輕量版的，也就是說上面的三場實體的讀書會，其實是三本書主題連貫的，某個方面上你可以視作是連續進行，但是彼此可以獨立參加。
2020年的新嘗試是華爾街日報導讀，每個月兩次，每次10人（固定團員），每次都針對一個主題進行深度的討論。
此類型的活動最困難的是人員必須向心力很強，願意每次出席，而且大量參加討論。
三、單次的線上活動
這類型的活動去年因為疫情的關係，大家使用次數頻繁，我自己是在2021年的一月第一次自己主辦，講述的主題是「如何做年度計畫以及我的實作找男友過程」。
付費參加人數70人，同時在線人數約50-60人左右。
四、連續性質的線上活動
這也是我2021年的新嘗試，預計是透過49週的時間，導讀三本影響我很深刻的書，包含《七週遇見對的人》、《魅力學》、《業務之神》（這個系列總共有9本）。
我的起心動念是：我們很常有知識焦慮，我自己過去的經驗中收穫最多的不是在讀了很多書，而是在紮實的實作。
因此，這三本書對我而言意義是：
① 《七週遇見對的人》
找到我現任男友的實作之書，同時我想透過實作讓我在感情上更成熟。
② 《魅力學》
這是一本教會我如何面對巨大壓力、沮喪，尤其是B2B sales的高壓。
③ 《業務之神》
這是我當業務看的第一本書，至今我都記得裡面的心法，每次翻閱，都會重新提醒我不同的事情。
我自己想要花時間把這三本書再次好好閱讀並且實作，也在這中間透過每週的線上直播分享給讀者。
以上，是我自己舉辦活動的經驗。
▌免費訂閱小金魚電子報
